Factuurfraude is een serieuze bedreiging, maar als ondernemer kun je gelukkig verschillende maatregelen nemen om het risico te verkleinen. Overweeg de volgende preventieve stappen om je bedrijf te beschermen:
- Implementeer een gestructureerd factuurproces. Zorg voor duidelijke controlemechanismen, zoals dubbele autorisatie en vaste goedkeuringsprocedures.
- Controleer facturen grondig voordat je betaalt. Let op kleine afwijkingen en controleer of de afzender betrouwbaar is, het bedrag correct is en het bankrekeningnummer overeenkomt met eerdere betalingen. Controleer ook de betaalinstructies zorgvuldig.
- Neem bij twijfel altijd contact op met de afzender. Gebruik hiervoor uitsluitend bekende en betrouwbare contactgegevens, en niet de gegevens die op de factuur vermeld staan.
- Maak heldere afspraken met klanten over het factuurproces. Bespreek hoe wijzigingen in betaalgegevens worden gecommuniceerd en doe dit alleen via vaste contactpersonen.
- Ga zorgvuldig om met bedrijfsgevoelige informatie. Deel gegevens zoals KvK-nummers, btw-nummers en bankrekeningnummers alleen als dit echt noodzakelijk is.
- Investeer in training en bewustwording van medewerkers. Zorg ervoor dat zij op de hoogte zijn van de risico’s van factuurfraude en weten hoe ze verdachte facturen kunnen herkennen.
Door deze maatregelen toe te passen, kun je de kans op factuurfraude aanzienlijk verkleinen en je financiële processen veiliger maken.
