Het begint vaak klein. Een medewerker krijgt geen verbinding. Probeert het nog een keer. Dan meldt een collega hetzelfde probleem. Binnen enkele minuten is duidelijk dat het geen toeval is, maar een storing. Geen inkomende gesprekken, geen uitgaande lijnen, geen bereikbaarheid. En vanaf dat moment begint de tijd te tellen. Voor veel mkb-ondernemers voelt telefonie als iets vanzelfsprekends. Het is er gewoon. Altijd. Tot het er niet meer is. En dan wordt pijnlijk duidelijk hoe belangrijk bereikbaarheid is voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Klanten krijgen niemand te pakken, monteurs missen hun planning en afspraken lopen vast. Wat begint als een technisch probleem, groeit snel uit tot een organisatorische uitdaging.
Improviseren is geen oplossing
In de praktijk wijken medewerkers snel uit naar alternatieven. Privémobiele telefoons worden ingezet, WhatsApp-groepen ontstaan en e-mailverkeer neemt toe. Dat helpt tijdelijk, maar het is geen structurele oplossing. Er is geen centrale routering, geen inzicht in gesprekken en geen eenvoudige overdracht van klantcontacten. Wat normaal goed geregeld is, verandert in improvisatie. Daarbij neemt ook het risico toe. Telefoonnummers worden gedeeld via onbeveiligde kanalen, persoonlijke apparaten worden zakelijk gebruikt en privacy-afspraken komen onder druk te staan. De storing is technisch, maar de gevolgen zijn vooral organisatorisch en menselijk. Wie is bereikbaar? Welke nummers mogen worden gebruikt? En wie houdt het overzicht?
Telefonie hoort in het noodplan
Veel mkb-bedrijven hebben inmiddels wel een noodplan voor IT-uitval, maar telefonie krijgt daarin vaak onvoldoende aandacht. Back-uplijnen zijn er soms wel, maar blijken verkeerd ingesteld, niet getest of afhankelijk van dezelfde infrastructuur die net is uitgevallen. Pas op het moment van de storing wordt duidelijk hoe kwetsbaar die situatie is.
Juist dit soort incidenten maakt duidelijk dat bereikbaarheid bewuster moet worden ingericht. Niet alleen technisch, maar ook beleidsmatig. Welke functies zijn cruciaal? Welke nummers moeten altijd bereikbaar blijven? En welke processen kunnen tijdelijk wachten? Telefonie is steeds vaker verweven met software, werkplekken en klantomgevingen. Dat maakt het krachtig, maar ook minder zichtbaar. En wat minder zichtbaar is, krijgt vaak te weinig prioriteit — tot het misgaat.
Mobiele data als onmisbare back-up
Een belangrijk onderdeel dat vaak wordt onderschat, is mobiele data als back-up. Wanneer vaste verbindingen uitvallen, kan een goed ingerichte 4G- of 5G-verbinding het verschil maken. Denk aan een router met automatische failover, een noodverbinding voor telefonie of het veilig kunnen blijven werken via cloudapplicaties. Zonder zo’n mobiele back-up vallen niet alleen telefoons uit, maar ook CRM-systemen, planningen en e-mail. Met een goed ingerichte mobiele data-oplossing blijft de organisatie bereikbaar en operationeel, zelfs tijdens een storing.
Voorbereid zijn maakt het verschil
Een uur zonder telefonie lijkt misschien te overzien, maar in de praktijk zorgt het voor veel onrust en verstoring. Niet zozeer door de duur, maar door het gebrek aan voorbereiding. Dat is de echte les. Niet de techniek van de storing zelf, maar wat er vooraf is geregeld.
Jetron helpt mkb-ondernemers graag bij het inrichten van een toekomstbestendige bereikbaarheid. Van telefonie en noodplannen tot mobiele data back-ups en failover-oplossingen. Zodat als het ooit misgaat, niet alles stilvalt – en je bedrijf bereikbaar blijft wanneer het echt telt. Â Neem vandaag nog contact met ons op.
